La journée de cocréation du 15 mars

il y a 8 mois
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21 mars 2018

Les travaux autour du Défi des villes intelligentes continuent bon train! Le jeudi 15 mars, nous avons tenu la journée de cocréation, une étape importante qui ouvre la voie vers la dernière phase du processus: la rédaction en vue du dépôt de notre candidature pour le Défi.

Pour mémoire, en février dernier nous avons lancé un sondage et un appel à projet. Ces deux actions combinées nous ont permis de récolter beaucoup d’informations intéressantes (voir le billet de blog Résultats des consultations) à partir desquelles nous avons élaboré un énoncé préliminaire : « Comment améliorer la vitalité montréalaise en accroissant l’accessibilité aux services de proximité de manière durable, inclusive et équitable ? ». Cet énoncé est un des points pivots du dépôt, il résume les intentions d'une candidature.

Considérant le dynamisme de l'écosystème montréalais, nous avons décidé de bâtir la candidature de Montréal sur les propositions et les projets que cet écosystème est capable de porter. Ainsi, sur plus de 230 projets soumis, nous avons invité 161 porteurs de projet à participer à la cocréation - nous avons décidé d'exclure les propositions sous forme d'offre de service s'adressant à la Ville; le Défi ne justifie pas d'outrepasser les règles d'approvisionnement de la Ville. 137 projets ont été présentés à la journée de cocréation. Ce chiffre est un succès en soi.

Nous avons travaillé durant plusieurs semaines afin de préparer cet événement. Nous avions plusieurs objectifs mais la principale intention était de trouver des points d'arrimage entre les projets pour les renforcer mutuellement. Nous espérions aussi que les participants trouvent des occasions d'améliorer leurs projets. Qu'ils soient sélectionnés ou non dans le cadre du Défi, chacun devait retirer de la valeur de sa participation. Enfin, nous souhaitions utiliser cette journée pour raffiner l'énoncé de candidature et faire émerger plus de sens des propositions soumises pendant l'appel à projet.

Sans entrer dans le détail du déroulement de la journée, il nous semble utile d'expliquer le processus que nous avons suivi. D'abord, nous avons entamé la journée par une approche de "speed dating" qui visait à briser la glace et à donner aux participants une idée du type de projets et de personnes présentes. Nous avons enchaîné avec des tables de travail par thématiques (transport, alimentation, etc.): les participants présentaient leurs projets et répondaient mutuellement à des questions les amenant à clarifier l'impact de leur projet dans le cadre du dépôt de candidature. Ces étapes, qui ont couvert l'ensemble de la matinée, visaient à générer des liens et mettre en évidence des opportunités de collaboration.

Après le dîner et une intervention de Mme la mairesse, Valérie Plante, nous avons entamé une étape visant à consolider et travailler ces liens. Cette fois-ci, nous avons demandé aux participants de se regrouper selon des stratégies d'impact (Communs, Gouvernance, etc.) visant à réfléchir de manière transversale, tout en faisant appel aux liens créés en matinée: il était demandé de décrire en quoi ces stratégies contribueraient à mettre en oeuvre l’énoncé et comment les projets pouvaient générer des synergies pour produire plus d'impact. Après une première période de travail, les participants étaient invités à explorer les travaux des autres groupes puis à retourner à leur table, ou à se joindre à une autre table, afin de peaufiner leurs stratégies et les propositions de synergies entre projets. C’est ici que résidait l'objectif et la récolte de la journée: avoir une reformulation des projets selon les liens et apprentissages fait au cours de la journée et mis en relation avec l’énoncé!

Nous en sommes encore à retranscrire l'ensemble de la production, très riche, de cette journée. Toutefois, nous pouvons d'ores et déjà dire qu’elle fut un succès à plusieurs égards. Premièrement, plusieurs participants nous ont souligné à quel point cet événement leur a permis de créer des liens, y compris pour des personnes dont le réseau et l'influence n'est plus à démontrer. Ensuite, les travaux réalisés durant l'après-midi ont clairement fait émerger des idées très pertinentes pour le Défi ainsi que des opportunités de collaboration pour porter ces projets. Dans ce processus, l'ensemble des participants a démontré une générosité palpable, ingrédient nécessaire à ce type de démarche.

Le temps des célébrations n'est pas encore venu, nous devons maintenant être à la hauteur du travail fourni par les participants. À cinq semaines du dépôt final, nous devons maintenant transformer ces projets et diverses propositions, combinés ou seuls, certes prometteurs mais parfois encore assez bruts, en candidature. Nous devons d’une part définir un énoncé final qui exprime clairement nos objectifs tout en illustrant le dynamisme de l'écosystème ayant participé, et d’autre part arrimer les projets ensemble pour leur donner un sens commun autour de cet énoncé.

Deux grandes tâches vont se dérouler en parallèle:

  • Au besoin, nous allons faire un suivi auprès des porteurs de projets afin de peaufiner ce qui doit l’être et d’assurer une bonne compréhension des propositions;
  • Un jury, regroupant des représentants de la Ville et de l'écosystème se réunira prochainement. Son rôle sera d’évaluer les projets sur la base de critères principalement issus du guide du gouvernement fédéral mais aussi de la Ville, en vue de sélectionner des projets qui font du sens ensemble autour de l’énoncé.

Tout cela ne manquera pas de nous tenir occupés dans les semaines à venir, mais nous sommes plus que satisfaits d'avoir choisi et pris le temps d’inviter la communauté à cocréer la candidature de Montréal au Défi des villes intelligentes. Notre choix de bâtir cette candidature selon une dynamique de cocréation et d'émergence représente certains défis mais à cette étape-ci les résultats sont impressionnants, et comme souvent, le chemin est aussi important que la destination.

Nous tenons à remercier Percolab qui nous a accompagné dans l’élaboration et la facilitation de la journée, La Dispensa qui a fourni quelques calories nécessaires pour passer au travers de la journée et l'UQAM, notamment le responsable du son dans la salle qui a avoué lui aussi avoir apprécié sa journée!

Stéphane Guidoin
Directeur par intérim
Bureau de la ville intelligente et numérique